PLAN ANUAL DE TRABAJO Y ESTRUCTURA DE UN PLAN

PLAN ANUAL


El plan anual es un instrumento de gestiòn de corto palzo (un año) que viabiliza la ejecuciòn de un proyecto atravéz de un conjunto de acciones y/o actividades que un arganizaciòn debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por dicha institución u organizaciòn en el plazo de un año. El plan anual es muy importante porque: concreta los objetivos estratègicos del proyecto; orienta a la organizaciòn, focaliza la orientaciòn, las practicas ,evaluaciòn, etc; relaciona y correlaciona los recursos disponibles; incluye a la participaciòn de todos los integrantes de la organizaciòn. El plan anual de trabajo implementa en el corto plazo el proyecto institucional y contiene objetivos, metas y actividades a realizar durante un periodo determinado, generalmente de un año y en el presupuesto anual de la instutucion u organizaciòn en donde se va a determinar los ingresos y los costos de los bienes y servicios que necesitamos.

La estructura y contenido de un plan de trabajo: Consta de las partes siguientes:

Resumen o sumario ejecutivo
Introducción y antecedentes (problemas)
Metas y objetivos (resultados)
Recursos e impedimentos (aportaciones)
Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados)
Apéndices (presupuesto, calendario y otros)

Resumen o sumario ejecutivo:
Redacte esta parte en último lugar, y asegúrese de que es un sumario, no una introducción. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes).
La introducción debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando se escribe así, pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas, históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta, limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo.

Introducción y antecedentes:
En un plan de trabajo breve, la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. En un plan de trabajo más extenso, será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos.
Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica, mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión.
Los antecedentes deben contar con: Información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral, especialmente las recomendaciones cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto, o pueda hacerlo cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto párrafos relevantes de los documentos adecuados, como la política o los documentos del programa y cualquier otra referencia que justifique su elección de objetivos y resultados para el periodo planificado .El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros.
No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa, propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general, pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. En la sección de antecedentes, sólo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo.

Metas y objetivos:
Se ha señalado que metas, objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. Una meta es amplia y general, la resolución del problema que se ha identificado. Una meta nunca puede conseguirse, o verificar que se ha conseguido porque no es específica, finita, concreta o verificable. Por contra, una meta puede señalar un objetivo, porque éste es más específico, es finito, tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas.
El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver, las metas definen las soluciones a estos problemas, y los objetivos son productos de las metas más precisos, finitos y verificables.
Las metas de su plan de trabajo, siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes, deben especificarse en esta sección, y luego utilizarse para generar los objetivos específicos.
Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado, como ya se ha mencionado) , o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso, descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta. Se deben escribir aquí, especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo.
No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo, tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita.
Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados, si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. Son el eje del plan de trabajo. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.

Recursos y obstáculos:
Al igual que en la introducción y los antecedentes, los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos, dependiendo de la longitud total del plan de trabajo.
La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos.
La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. No insista en los recursos financieros, en lugar de ello, remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo, los voluntarios), socios (organizaciones y personas), asesores, tierra, capital, suministros, equipamientos, los objetos inventariados que se puedan utilizar, vender o negociar, y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados.

Estrategia y acciones:
Igual que las otras secciones dobles anteriores, las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos. Juntas, explican cómo se pretende convertir las aportaciones en resultados.
La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos, utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior.
En un plan de trabajo ideal, se señalan varias estrategias alternativas, se escoge una y se dan las razones para esta elección. Su plan de trabajo puede ser corto, y dejar fuera las alternativas mencionadas. Decida si le conviene incluirlas o no.
De forma estricta, las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto, los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto.
Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia, lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos, metas), y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente.

Apéndices, incluyendo presupuesto y calendario:
El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los (resumen o sumario ejecutivo yestrategia y acciones). El propósito de los apéndices, ahora, es complementar este texto, es decir, proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles.
El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice, no el el texto principal de este plan. Aunque es importante, no es parte del argumento del plan de trabajo, sino una lista de detalles que apoya este argumento. Puede constituir un primer apéndice.
Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). Algunos de los elementos del presupuesto (como transporte, correo, fotocopias, teléfono, correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados, puesto que son necesarios para todos ellos. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo.
El calendario del plan de trabajo es opcional. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados, y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. Por ejemplo, un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. Esto es un periodo flexible y razonable. En consecuencia, las fechas para emprender las acciones son opcionales.
Si hay algún otro detalle, como listas, que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo), se pueden incluir también como apéndices, donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. Esto es opcional.
Donde sea necesario, dentro del texto, debe referirse al apéndice correspondiente. No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. En resumen, los apéndices proporcionan los detalles necesarios, pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general, ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente.

Este es la estructura o los pasos que debemos de seguir para realizar un palna anual de trabajo anual.